○与謝野町通話録音機能の管理及び運用に関する要綱
令和7年9月9日
告示第75号
(趣旨)
第1条 この告示は、行政サービスの質の向上を図るとともに、業務の公正かつ適正な執行を確保し、犯罪の防止及び職員への不正な圧力の排除を目的として与謝野町役場庁舎で使用する通話録音機能及び通話録音データの適正な管理及び運用に関し、必要な事項を定めるものとする。
(1) 通話録音機能 電話の通話内容等の音声を記録することができる機能をいう。
(2) 通話録音データ 通話録音機能により録音された音声等のデータをいう。
(3) 複製データ 通話録音データを電磁的記録媒体に複製したデータをいう。
(統括管理責任者等の設置)
第3条 通話録音機能の適正な管理及び運用を図るため、通話録音機能統括管理責任者(以下「統括管理責任者」という。)を置き、総務課長をもって充てる。
2 統括管理責任者は、通話録音機能の運用に関する事務を行うために必要があると認めるときは、自らが命じた者を通話録音機能操作取扱者(以下「操作取扱者」という。)として置くことができる。
3 通話録音データ管理取扱者(以下「管理取扱者」という。)を置き、各課等の長をもって充てる。
(通話録音機能の取扱い)
第4条 通話録音機能は、統括管理責任者及び操作取扱者以外の者が操作してはならない。ただし、保守及び点検業務は、統括管理責任者が認める事業者が行うことができる。
(職員の責務)
第5条 職務上、通話録音機能により情報を知り得る職員は、この告示の規定を遵守し、通話録音機能の適正な運用に努めなければならない。
(通話録音機能の運用の公表)
第6条 町長は、通話録音機能の運用を開始したときは、その旨を町のホームページへの掲載等により公表するものとする。
(個人情報保護)
第7条 統括管理責任者、操作取扱者及び管理取扱者(以下「統括管理責任者等」という。)は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)の規定を遵守し、通話録音機能の運用に関し、適切な措置を講じなければならない。
2 統括管理責任者等は、通話録音データの漏えい、滅失又は毀損の防止その他安全管理のために必要な措置を講じなければならない。
(通話録音データの保存)
第8条 通話録音データの保存期間は、当該記録された日からおおむね7日間(当該保存期間中に通話録音機能の容量の上限を超えて上書きされたときは、その日まで)とする。ただし、犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があったとき又は統括管理責任者が必要と認めたときは、この限りではない。
2 通話録音データは、記録したときの状態で保存し、編集し、又は加工してはならない。
(通話録音データの提供及び複製データの破棄)
第9条 通話録音データは、次の各号のいずれかに該当する場合を除き、複製し、及び外部に提供してはならない。
(1) 通話録音データに記録された通話を行った本人又はその代理人から通話録音データの開示請求等があった場合
(2) 犯罪捜査の目的で捜査機関から要請があった場合
(3) 人の生命、身体又は財産の安全を保護するために必要がある場合
(4) 前3号に掲げる場合のほか、統括管理責任者が必要と認めた場合
3 前項の依頼に基づき複製データを提供した場合は、統括管理責任者は、次に掲げる事項を記録し、保管しなければならない。
(1) 複製データの提供日
(2) 提供の目的又は理由
(3) 通話録音データの記録日時及び内容
(4) 提供先の氏名、住所又は居所及び電話番号
4 管理取扱者は、前項の規定により複製データの提供を受けた場合は、当該複製データを施錠できる収納庫等に保管しなければならない。
5 管理取扱者は、複製データについてその目的が達成された等保有する必要がなくなった場合は、速やかに破棄しなければならない。この場合において、管理取扱者は破砕を行う等通話内容が復元不可能な方法で破棄するものとする。
(開示請求等)
第10条 管理取扱者は、通話録音データに記録された通話を行った本人又はその代理人から通話録音データの開示請求等があった場合は、個人情報の保護に関する法律その他関連する法令の規定に基づく所定の手続を行わなければならない。
(苦情の処理)
第11条 統括管理責任者等は、通話録音機能の運用に関する苦情があったときは、迅速かつ適切に対応するものとする。
(その他)
第12条 この告示に定めるもののほか、通話録音機能の管理及び運用に関し必要な事項は、町長が別に定める。
附則
この告示は、令和7年11月4日から施行する。
