○与謝野町戸籍情報システムに係るデータ保護管理規則
平成18年3月1日
規則第16号
(目的)
第1条 この規則は、本町、宮津市及び伊根町(以下「関係市町」という。)で定めた規約に基づき、本町の戸籍情報システム(以下「戸籍情報システム」という。)に係るデータの保護及び管理に関し必要な事項を定め、戸籍情報システムの適正な管理運営を図ることを目的とする。
(1) データ 戸籍情報システムで取り扱われる入出力帳票及び磁気ディスクその他の媒体に記録されたものをいう。
(2) 磁気ディスク等 磁気ディスク、磁気テープ等の戸籍データを記録する媒体及び装置をいう。
(3) ドキュメント システム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他戸籍情報システムに関する仕様書をいう。
(事務処理の範囲)
第3条 戸籍情報システムにより処理する事務の範囲は、戸籍法(昭和22年法律第224号)その他の法令の定めるところにより処理する戸籍データの編成及び記録、記録事項証明書の交付、戸籍に関する統計等の戸籍事務、戸籍の附票システム、人口動態システム等に戸籍データを提供する戸籍関連事務とする。
(データ保護管理者)
第4条 戸籍情報システムの適正な運用及びデータ等の保護について統括的管理を図るため、データ保護管理者(以下「保護管理者」という。)を置き、戸籍主管課長をもって充てる。
2 前項の規定にかかわらず、電算主管課に設置される磁気ディスク等については、電算主管課長がこれを保護管理する。
(保護管理者の職務)
第5条 保護管理者は、データの管理の状況、これに関連する機器等の状態について常に把握し、戸籍データが適正に管理されるよう努めなければならない。
2 保護管理者は、戸籍情報システムについて火災、盗難その他の災害に備えて必要な保安措置を講じなければならない。
3 保護管理者は、戸籍情報システムに事故が発生したときは、速やかに事故の経緯及び被害状況を調査し、関係市町の長に報告しなければならない。
(データ取扱責任者)
第6条 保護管理者の事務の一部を処理させるため、データ取扱責任者(以下「取扱責任者」という。)を置き、保護管理者が戸籍主管課の職員の中から指名する。
2 取扱責任者は、保護管理者を補佐し、データを適正に管理する。
(端末装置の管理等)
第7条 戸籍主管課に設置された端末装置は、戸籍主管課長が管理する。
2 戸籍主管課長は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。
3 端末装置は、来庁者から内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。
(パスワードの管理)
第8条 保護管理者は、戸籍情報システムの取扱職員(以下「取扱職員」という。)に、第3条に定める事務処理に関し、個別に入出力を制御するパスワードを設定し、付与しなければならない。
2 保護管理者は、パスワードの設定、更新、発行、保管等の運用方法を定め、これを厳重に管理しなければならない。
3 保護管理者は、パスワードを当該取扱職員以外の者に漏らしてはならない。
4 取扱職員は、パスワードを第3条に定める事務の範囲及び目的を超えて使用してはならない。
5 取扱職員は、自己のパスワードを他人に漏らし、又は使用させてはならない。
(データ及びプログラムの保護)
第9条 保護管理者は、データの漏えい、滅失及びき損等の防止を図るとともに、プログラム障害の有無について定期的又は随時に点検を行い、必要に応じて適切な措置を講じなければならない。
2 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と直接連動して処理してはならない。
3 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。
(磁気ディスク等及び出力帳票の管理)
第10条 保護管理者は、磁気ディスク等及び出力帳票を次により適正に管理しなければならない。
(1) 施錠ができ、持ち運びができない保管用具に保管する等、これらの安全を確保するとともに、その使用に関し適切な管理をすること。
(2) 磁気ディスク等及び出力帳票を廃棄するときは、焼却、裁断等の復元できない方法により処分すること。
(データ及び戸籍情報システムの管理)
第11条 保護管理者は、取扱責任者に次の事項を報告させ、常にデータ及び戸籍情報システムの取扱状況を把握し、その管理の適正を図らなければならない。
(1) 端末装置の管理状況
(2) パスワードの使用状況
(3) データ等の取扱状況
(4) 磁気ディスク等の管理状況
(5) その他戸籍情報システムの運用に関すること。
(ドキュメントの管理)
第12条 取扱責任者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。
2 取扱責任者は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写又は廃棄のときは、保護管理者の許可を受けなければならない。
(守秘義務)
第13条 戸籍情報システムに関係する職員は、その事務処理について知り得た情報を漏らしてはならない。その職務を離れた後も、同様とする。
(研修)
第14条 保護管理者は、取扱職員に対してデータの重要性及びプライバシーの保護に関する意識の高揚を図るため、必要な研修を実施しなければならない。
2 保護管理者は、取扱職員に対して戸籍情報システムの操作方法及び事故発生時における措置について必要な教育訓練を実施しなければならない。
附則
この規則は、平成18年3月1日から施行する。
附則(平成30年2月1日規則第4号)
この規則は、平成30年4月1日から施行する。